Pièces à fournir pour une transformation : votre checklist

Le dossier d'une transformation au guichet unique

Une transformation de société se déclare au guichet unique des formalités des entreprises, qui transmet le dossier au greffe pour l'inscription modificative au registre. Le dossier réunit les actes qui décident et organisent la nouvelle forme, et les justificatifs qui prouvent que la procédure a été suivie. La société garde son SIREN : ce n'est pas une nouvelle immatriculation.

Les actes

• La décision de transformation : procès-verbal d'assemblée générale extraordinaire, décision collective ou décision de l'associé unique. Pour un passage en SAS ou SASU, il constate l'unanimité des associés.
• Les statuts refondus sous la nouvelle forme, datés, signés et certifiés conformes.
• Le rapport du commissaire, quand la transformation l'exige : passage en SAS, SASU ou SA. Voir si un commissaire est obligatoire dans votre cas.

Les justificatifs

• L'attestation de parution de l'annonce légale, publiée après la décision dans un support habilité du département du siège.
• La pièce d'identité du représentant légal, en cours de validité.
• La déclaration de non-condamnation et de filiation si un dirigeant est nommé à l'occasion de la transformation.
• La déclaration des bénéficiaires effectifs mise à jour si la répartition du capital ou des droits de vote change.

Un ordre à respecter

Les pièces se préparent dans un ordre précis : le rapport du commissaire d'abord, mis à la disposition des associés au moins 8 jours avant l'assemblée ; la décision ensuite ; l'annonce légale après la décision, jamais avant ; puis le dépôt, dans le mois qui suit la décision. Le procès-verbal s'enregistre aussi aux impôts dans le mois. La frise des délais calcule ces dates pour votre cas.

Dossier rejeté ou incomplet : que faire ?

La notification indique le motif et le délai pour régulariser. Un rejet ne remet pas en cause la décision des associés : il bloque l'inscription modificative, donc l'opposabilité de la nouvelle forme aux tiers. Les motifs les plus fréquents tiennent à l'annonce légale (attestation manquante, mention absente, publication avant la décision), aux statuts (non refondus, non signés), au rapport du commissaire (absent ou incomplet), au procès-verbal (unanimité non constatée pour un passage en SAS) et aux dates incohérentes entre ces pièces. Corrigez tous les motifs à la fois : un redépôt partiel entraîne un nouveau rejet.

Entreprise individuelle : un autre dossier

Passer d'une entreprise individuelle en société n'est pas une transformation : une société nouvelle est créée, avec ses statuts, son annonce de constitution et son immatriculation, puis reçoit l'activité par apport ou cession du fonds. Le dossier comprend alors un justificatif de siège, la déclaration de non-condamnation du dirigeant et la déclaration des bénéficiaires effectifs.

Pour aller plus loin : pièces d'une SARL en SAS au guichet unique, remplir le formulaire de transformation et dossier rejeté : que faire. Pages par cas : SARL en SAS, EURL en SASU, SAS en SARL, EI en SASU.